Eine digitale Archivierung von Buchhaltungs-Belegen stellt immer noch viele Buchhalter und KMU vor grosse Herausforderungen. Das Problem hat einen Namen: Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Diese Verordnung fordert zur digitalen Archivierung von Belegen komplizierte und teure Verfahren: Belege müssen mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen werden. Nur ganz wenige KMU sind finanziell, organisatorisch oder technisch in der Lage, einen solchen Prozess nach diesen Anforderungen zu betreiben.
Die Petition verlangt, dass der Bundesrat die GeBüV anpasst: Unterlagen sollen ohne digitale Signatur oder ähnlichen Verfahren auf veränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden kann. Eine digitale Signatur von Belegen soll freiwillig sein.
Frage: Wie sieht es aus, wenn auf dem Beleg der eingescannt wird vor dem Einscannen per Hand das Datum und Belegnummer vermerkt wird - ist dann immer noch eine digitale Signatur nötig?
Gemäss Geschäftsbücherverordnung Art. 9 Abs. 2 Ziff. 1 wäre dies nicht erlaubt. Es wird folgendes verlangt: Es müssen „technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten.“
Daraus würde ich folgern, dass eine Unterschrift auf dem Scan eben kein technisches Verfahren ist, das hierzu genügt. Das Bild des PDF könnte auch im Nachhinein ohne weiteres mit einer Bildbearbeitungs-Software verändert werden.
Simpelst - alle PDF auf CD brennen - da ist nicht veränderbar!
Zusammen mit dem Jahresabschluss die CD mit den PDF’s erstellen - die kann ich auch noch mit einem Stift physisch Unterschreiben und es ist elektronisch archiviert…
Das würde ich weniger empfehlen: Eine CD-R hat eine Haltbarkeit von 5-10 Jahren (Langzeitarchivierung – Wikipedia). Buchhaltungs-Unterlagen müssen aber 10 Jahre aufbewahrt werden.
