Hallo Community
Wir haben uns entschlossen unsere Buchhaltungsdokumente digital aufzubewahren, dass wir nicht Unmengen von Aktenschränken mit Papier und Bundesordnern füllen müssen. Die digitale Aufbewahrung wird hauptsächlich von Grossunternehmen angewendet, da viele Treuhänder von KMU nicht über das Thema informiert sind oder einfach nur gerne mit physischen Dokumenten arbeiten.
Da die digitale Aufbewahrung in der Praxis aber genau so einfach für KMU anzuwenden ist wie die Buchhaltung von Run my Accounts und auch tolle Vorteile beim Suchen und verarbeiten von Dokumenten bringt, möchte ich an dieser Stelle die dazu gehörigen Infos posten. Wenn jemand das Thema näher interessiert bzw. auch umsetzen möchte, kann er sich gerne bei mir melden.
Gemäss OR 958f III können Geschäftsbücher und die Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Die Einzelheiten dazu regelt die [Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)][1].
Art. 10 der GeBüV besagt, dass das Scannen von Papierdokumenten eine Migration auf einen anderen Informationsträger darstellt.
Dies ist unter gewissen Umständen erlaubt:
- Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Information muss gewährleistet sein.
- Die Verfügbarkeit und Lesbarkeit muss den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.
- Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf den anderen muss protokolliert werden.
- Das Protokoll muss zusammen mit den Informationen aufbewahrt werden.
D.h. es ist grundsätzlich erlaubt, Papierbelege zu scannen, die Originale zu vernichten und die Belege digital aufzubewahren.
In der Praxis muss grundsätzlich folgendes beachtet werden:
- Es muss sichergestellt werden, dass alle Seiten des Dokuments gescannt werden - also z.B. auch Rückseiten.
- Der gesamte Inhalt muss eingescannt werden, z.B. also auch farbige Details wie gelbe Schriften etc.
- Beim Scannen dürfen keine Änderungen vorgenommen werden.
- Eine Nachträgliche Veränderung eines Dokuments muss nachweisbar sein.
- Das Verfahren der Digitalisierung muss dokumentiert sein.
Am Schluss müssen alle Anforderungen von GeBüV 10 erfüllt sein, damit Originaldokumente in Papierform vernichtet werden können.
Damit hängt die Digitalisierung der Belege eigentlich nur teilweise mit der eingesetzten Buchhaltungs-Software zusammen. Vielmehr ist das auch eine Frage des Prozesses und dessen Dokumentation.
Herr Thomas Brändle, Geschäftsführer bei Run my Accounts hat mir dazu folgendes geschrieben: > Mir sind in unserer Kundschaft viele Fälle bekannt, in denen die Originale vernichtet resp. durch digitale Kopien ersetzt und bei denen Revisionen der Steuerbehörden erfolgreich durchgeführt wurden. Oder anders gesagt: Mir ist bisher kein Fall in unserer Kundschaft bekannt, wo es ein Problem gegeben hätte mit der digitalen Archivierung von Belegen.
Ob die digitale Archivierung dem Gesetzt entspricht, wird immer im Einzelfall vom Revisor beurteilt. In der Praxis läuft es oft so, dass wenn eine Buchhaltung den materiellen Anforderungen entspricht, auf das Formelle nicht sehr viel Gewicht gelegt wird und auch deshalb eine nicht durch und durch saubere digitale Archivierung tolleriert wird. Wenn sich in einer Revision jedoch herausstellt, dass eine Buchhaltung fehlerhaft ist, die Prüfspur nicht nachvollziehbar ist, Belege fehlen, etc. dann werden auch die formellen Dinge wie eben eine saubere Archivierung angeschaut. Deshalb treten Probleme vermutlich meist erst dann an die Oberfläche.
Erfahrungen/Rückmeldungen
Ein sehr guter Freund hat 2011 bei der Firmengründung eine digitakle Archivierung von der ersten Stunden an eingesetzt, welche ich mit ihm zusammen geplant und realisiert habe. Er hatte unterdessen 4-5 Buchhaltungskontrollen von der kantonalen Steuerbehörde Thurgau, von der SUVA und der AHV gehabt. es wurde nie etwas bemängelt. Wie aber bereits oben beschrieben ist dafür die Führung einer absolut akribischen Buchhaltung nötig!
Die Umsetzung in der Praxis ist weniger komplex als man vermutet
- Anlegen eines Ordnerverzeichnisses auf einem exklusiven Buchhaltungsdatenträger (HDD, NAS, Cloud etc.)
- Erstellen eines Dokuments wie der Archivierungsprozess abläuft
- Anbringen von Buchungsnummer und weiteren freiwillgen Informationen auf dem Originalbeleg von Hand/Stempel
- Einscannen aller Dokumente als [PDF-A][2] Datei mit 300dpi Auflösung farbig
- Abspeichern der Datei in Ordnerverzeichnisses so formatiert: Buchungsnummer_Buchungsdatum
Ich kann an dieser Stelle nicht alle Details vollständig angeben, da dies zu viel Info wäre. Wie gesagt, ich habe es erfolgreich und seriös umgesetzt, wer Interesse hat darf mich gerne kontaktieren. ich helfe gerne bei der Planung und Umsetzung
LG Marc
[1]: https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20001467/index.html
[2]: PDF/A – Wikipedia
