Belegnummern/Dokumentennamen bei Digitaler Buchführung

Buchhaltung
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Grüsse euch
Mich würde interessieren, wie ihr mit den Belegnummern/Dokumentennamen umgeht bei digitaler Buchführung. Früher im analogen Leben hat man ja einfach den Kontierungsstempel darauf gehauen und die Beleg-Nr. ergänzt. Wie macht ihr das mit den digitalen Belegen (PDF’s etc.)? Benennt ihr die PDF-Belege nach Belegnummer oder lässt ihr die einfach so stehen und hängt diese einfach dem Buchhaltungsbeleg als Dokument an? Freue mich über euer Feedback.

H. Schuermann

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Spannende Frage. Es gibt auch hier keine Musterlösung. Je nach Buchhaltungssystem (ich arbeite aktuell mit Banana, CashCtrl und Sage) gibt es mehrere möglichkeiten - abhängig von der Ausgangslage.

  1. Ausgangslage: Alle Belege sind pro Einheit (Monat, Quartal) in einem PDF: Ich stelle die Belegnummer (Banana, Cashctrl) entsprechend um das ich diese pro Einheit der Seite entspricht
  2. Ausgangslage: Alle Rechnungen sind in einem separatem PDF*: Ich versuche die Belege entsprechend dem Einang nach zu Verbuchen, benenne das Beleg entsprechend um (Jahr-Monat_Beleg Nr.Firma(Um was handelt es sich ggf.).pdf). *Aufpassen muss man wenn du die Kontoauszüge vorgängig zu den Belegen erhälst (automatischer Transfer etc.) dann muss man ggf. die Belege im nachhinein matchen und dann entsprechend umbennen.
  3. Ausgangslage: Wenn die möglichkeit besteht das der Beleg der Buchung angehängt werden kann (CashCTRL Premium Version) oder Vorgängig eingelesen wird (swiss21.org, Klara, Accounto z.B.) dann erübrigt sich die umbenennung da die Buchung und Match auf Grund des hinterlegten Beleg erfolgt.

Wichtiger als die Bennenung ist, das du sicherstellen kannst das du die entsprechenden Belege (und bei einer gesetzlichen Reivision resp. eine Revision von Amtes wegen) die Belege möglichst ohne Zusatzaufwand gefunden und zugeordnet werden können.

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Sozial und Versicherungsbelege, MWST, Steuern und Belege ähnlicher Art beschrifte ich immer mit genauer Bezeichnung, z.B MWST 3. Quartal 2022, oder AHV Schlussrechnung 2022. Für alle übrige Belege verwende ich lediglich nur die Buchungsnummer gemäss Buchhaltungssoftware. Alles speichere ich dann immer in meinem OneDrive Ordner. So bin ich immer innert wenigen Sekunden fündig, wenn ich einen Beleg suche. Natürlich geniesse ich auch die Archivfunktionen der diversen Buchhaltungssoftware, versuche immer bei jeder Buchung direkt den dazugehörigen Beleg anzuhängen, so geht dann die Suche noch schneller. Das mit dem OneDrive finde ich praktisch, wenn ich z.B. Unterlagen für eine Revision vorbereite, so kann ich rasch alle Belege auf einen Stick kopieren und dem Prüfer abgeben.

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Ich speichere die Belege nach Monat oder Quartal in Dropbox und verlinke sie dann mit der Buchung. Den Beleg benenne ich nach Jahr_Monat_Datum-Firma-Zweck. Das klappt wunderbar mit Banana. Wenn ich die Belege digital verarbeite, vergebe ich keine Buchungsnummern.

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Auch ich nutze Banana.
Für die Belege habe ich ein digitales Archiv mit Ordnern (z.B. SVA, Quittungen etc.) erstellt. In diesen „Überordnern“ sind dann „Monmatsordner“, z.b. 01-23, 02-23 etc.
So finde ich alles ganz schnell, weil ich ja weiss, in welchem Moinatsordner ich suchen muss.
Eine SVA-Abrechnung heisst bei mir z.B. „sva_1q23_2023-03-31“.

In Banana habe ich die Spalte „Belege“. Hier nummeriere ich Papierbelege durch.
Dann habe ich die Spalte „Rechnung“ sichtbar gemacht und dort kommt bei digitalen Belegen die jeweilige Beleg- oder Rechnungsnummer hin.

Zudem scanne ich auch die Papierbeleg (Kassenzettel etc.) und verknüpfe den jeweiligen Beleg mit sienr dazugehörenden Buchung.

Wichtig ist: Du darfst Dein digitales Archiv nicht verschienben. Falls Du das trotzdem machst, musst Du in Banana den neuen Pfad zu Archiv definieren und alle Deine Unterarchive per Copy&Paste mit dem neuen Ziel anpassen.

Hoffe, das hilft weiter.

Gruess Hanspeter
www.meisterbuchhalter.ch