Unsere Mitarbeitenden, Handelsvetreter im Aussendienst, verfügen über ein Geschäftsfahrzeug und bezahlen alle Benzinkosten mit der Geschäftskarte (sie sind in der ganzen Schweiz unterwegs). Dass das Geschäftsfahrzeug mit einem Privatanteil von 0.9 % auf der Lohnabrechnung erfasst wird, ist uns bewusst. Wir möchten jedoch die Benzinkosten für Privatfahrten nicht als Firma übernehmen (im Januar waren es bei einem MA 1’400 km privat).
Dürfen wir die Benzinkosten für die Privatfahrten vom Lohn der Mitarbeitenden abziehen?
Das geht, aber bedingt saubere Dokumentation, insbesondere eine Erwähnung im Arbeitsvertrag oder falls vorhanden in einem Spesenreglement.
Ohne klarer schriftlicher Vereinbarung würde ich davon abraten, sonst ist man im Streitfall machtlos.
Wenn das gegeben ist, ist dann einfach noch wichtig, dass die Berechnung klar ist, von einer Pauschaler Belastung hier würde ich abraten. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein und den Effektiven Kosten entsprechen.
Du hast schon ein paar Tipps erhalten. Möchte dir aber noch meine Erfahrungen mit Mitarbeiter mitteilen.
Sobald man Mitarbeiter hat spielt man in einer anderen Liga. Vor allem wenn man ein kleines Unternehmen betreibt und eine direkte Beziehung hat und kein eigene HR Abteilung die sich mit Mitarbeiter Problemen auseinander setzt.
Mit 1400km kommst du noch glimpflich davon. Als ich noch angestellt war hatten wir Mitarbeiter die die Kostenübernehme der Fahrzeuge schamlos ausnutzten. Es gab solche die die ganzen Ferien bis Portugal auf Firmenkosten planten. Unsere Chefs haben dann die Fahrzeuge mit GPS Sender ausgestattet und bei einer Grenzüberquerung wurde Alarm ausgelöst. Alles war im Spesenreglement notiert.
Wichtig ist wie einer schon geschrieben hat, dass die Mitarbeiter auch ein Fahrtenbuch führen müssen. Damit kannst du nachweisen welches Privatfahrten waren. Solange du alles ordentlich rapportierst steht diri zwischen geschäftlicher und privater Nutzung nichts im Wege.
Mein Tipp zur Mitarbeiterführung. Mitarbeiter immer an einer straffen aber langen Leine halten. Gibst du ihnen zu viel, wirst du ausgenutzt. Gibst du ihnen zu wenig, sind sie unglücklich.
Vielen Dank euch allen für die wertvollen Tipps. Ich ergänze noch, dass die Fahrzeuge mit GPS ausgestattet sind, was die MA natürlich wissen. Wir können sehr gut dokumentieren, welche Fahrten geschäfltich und welche privat sind. Nochmals vielen Dank, ihr habt mir sehr geholfen!
