Bestehende Daten in neue Excel-Lohnbuchhaltung übertragen?


#1

ich benutze bereits das tolle lohnbuchhaltungs-excel von run-my-accounts. wenn ich jetzt meine bestehende datei updaten will auf eure neuste version der excel-lohnbuchhaltung - wie mache ich das am besten? damit ich die bestehenden daten weiter nutzen kann und nicht alles nochmals neu eingeben muss? danke für eure tipps.


#2

Ich freue mich, dass Sie unser Tool gut nutzen können! Wir sehen Ihr Anliegen absolut ein und hatten schon einige ähnliche Anfragen. Eine optimale Migration war leider eines der wenigen Features, welches wir in der aktuellen Version des Lohnbuchhaltungs-Excel nicht umsetzen konnten. Wir haben keine Methode gefunden, welche sich eignet.

Das Ziel wäre, eine Export-Datei zu erzeugen und diese in einer neuen Version wieder einlesen zu können.

Rahmenbedingungen:

  • Wir möchten flexibel sein, unser Excel mit neuen Funktionen zu erweitern. Dies sollte nicht mit Im- und Export Funktionen kollidieren.
  • Das Excel sollte bewusst nicht mit einem Makro versehen werden, damit es weiterhin auf allen Plattformen (MS-Office für Mac, MS-Office für Windows, LibreOffice, in möglichst vielen Versionen, …) funktionsfähig ist.
  • Felder und Formeln müssen gesperrt bleiben, weil sich ohne Sperrung zu schnell gravierende Fehler einschleichen könnten.

Woran wir gedacht haben: Ein Tab für Datenexporte: dieser würde die Daten aus sämtlichen Reitern strukturiert zusammenfassen. Diese Daten könnten in einen Import-Tab kopiert werden. Sämtliche Datenfelder müssten auf den Tab referenzieren, damit die Daten korrekt ausgelesen werden können.

  • In der Umsetzung wäre dies aber extrem komplex, weil der Release und das Testing einer neuen Version sehr aufwändig und fehleranfällig würde.
  • Die Einführung neuer Felder wäre schwierig zu implementieren.
  • Es könnte sein, dass man bei der Migration keine Version auslassen dürfte, was den Migrations-Prozess ebenfalls erschweren würde.

So lange wir keine bessere und robuste Lösung kennen, können wir nur folgende Empfehlung für die Migration abgeben:

  • Copy - Paste von der einen Version in die andere und manuelle Ergänzung von noch nicht genutzten Feldern. Zusammenhängende Felder können miteinander markiert und kopiert werden.

Aus meiner Sicht zeigt sich in diesem Punkt die Limitierung eines Excel-Tools.

Gäbe es allenfalls praktischere Varianten, welche wir umsetzen könnten? Hat jemand dazu eine Idee?


#3

Ich hatte nun anfangs Jahr natürlich das gleiche Problem :slight_smile: Wie wäre es mit einer zusätzlichen Tabelle in welcher man die Mitarbeiter mit allen Informationen erfasst, statt dass man in den 10 MA Tabellen alle Daten rüberkopieren muss? Dann müsste man anfangs Jahr nur die Daten dieser Tabelle kopieren und hätte schon mal einen grossen Teil der Daten wieder zur Verfügung? Danke für das tolle Tool!


#4

Hallo KoS

Danke für den Vorschlag. Ich bin mir nicht sicher, wie handlich das wäre. Grund: die Daten müssten dann auch in dieser Tabelle gepflegt werden. Sobald etwas in der Tabelle eines Mitarbeiters angepasst würde, wäre die Referenz zurück nicht gewährleistet - ausser man würde eine weitere Tabelle mit gleichem Format einführen, in welcher die Daten aus den Mitarbeiter-Tabellen wieder ausgegeben würden.

Ihr Vorschlag bringt mich allerdings noch auf eine andere Idee: Wir könnten einen Tab mit Mitarbeiter-Stammdaten einführen. Dann würden die Stammdaten in den einzelnen Tabs gelöscht. Stattdessen würden die Stammdaten zentral geführt, was eine Migration vereinfachen könnte.

Wäre so etwas in Ihrem Sinne?

Freundliche Grüsse
Thomas Brändle


#5

Ja genau das mit den Stammdaten war eigentlich meine Idee, hatte es einfach ein bisschen unpräzise geschrieben.
Z.B. führe ich bereits jetzt ein Sheet mit den Stammdaten (ein bisschen erweitert) der Mitarbeiter, und es würde sich ja dann nur ums kopieren von einzelnen Spalten handeln, d.h. dies liesse sich auch leichter abfedern wenn Sie bei den Stammdaten noch was erweitern würden.


#6

Ok, gute Idee! Vielen Dank! Wir nehmen das als neuen Feature Request für die nächste Version auf.


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