Hallo zusammen
Ich verzweifle bei einem Mandanten gerade am richtigen einstellen der Gutscheinverkäufe. In der Theorie ist mir der Ablauf bewusst, jedoch lässt die verwendete Softwarelösung das so nicht zu.
Die wichtigsten Details:
- Bexio Buchhaltung
- Kassensystem „Peppershop“ angeschlossen
- Nur Buchhalter und Geschäftsführer haben Zugriff auf Bexio
- Hohe Fehleranfälligkeit bei Kassenbedienung durch Angestellte, da auch sonstige Mitarbeiter ohne Verkaufserfahrung manchmal selbstständig mit Kunden abrechnen müssen
- Manuelles Erfassen von sämtlichen „Rechnungen“ im Bexio unmöglich, da zuviele Verkäufe pro Tag
Die Kassensoftware hat nun eine ziemlich einfache Funktion: Sie kann Verkäufe per Schnittstelle an Bexio übertragen. Bexio arbeitet hier ja mit sogenannten „Kassenkonti“ und hat den Nachteil, dass man bei Verkäufen nur Ertragskonti im Bexio als Zielkonto definieren kann.
Bexio selber empfiehlt bei Gutscheinen auch, dass diese Kundenguthaben auf ein Passivkonto, ich nenne es mal 2001 Gutscheine, zu buchen (ohne MWST) und dann beim Einlösen des Gutscheins die Buchung 2001 / 3000 (mit MWST) zu machen. Das ist ja generell in der Buchhaltung der Standard bei Gutscheinverbuchungen.
Da die Mitarbeiter an der Kasse nicht im Bexio arbeiten dürfen, muss ich eine Lösung finden, die mit möglichst wenig manueller Nacharbeit von mir vollständig über die Kasse läuft (ich kann im Bexio natürlich die entsprechenden Hintergrundeinstellungen vornehmen).
Derzeit ist es so, dass wir im Bexio z.B. zwei Produkte eingepflegt haben.
Einmal z.B. das Produkt „Gutschein 100 Franken“ (ohne MWST) und einmal das Produkt „Gutschein einlösen 100 Franken“ (mit MWST und negativem Verkaufspreis).
Das Produkt Gutschein funktioniert auch entsprechend gut.
Beim Verkauf eines Gutscheins wird von Bexio die Buchung z.B. 1100 / Ertrag Gutscheine gemacht, ohne MWST.
Mit dem monatlichen Verkaufsreport des Gutscheinanbieters kann ich dann die Beträge von Ertrag Gutscheine auf das Konto 2001 Gutscheine umbuchen. Das klappt.
Der buchhalterische Ablauf des Einlösens hingegen funktioniert nicht.
Zwar wird die MWST korrekt gebucht, aber nicht angezeigt und die Ertragsbuchung funktioniert auch nicht.
Ich habe z.B. einen Verkauf:
Produkte 100.- CHF
Gutschein -40.- CHF
Total: 60.- CHF
enthaltene MWST: 4.50 CHF
Ihr seht also, auf der Quittung wird die MWST nur auf den zu zahlenden Restbetrag ausgewiesen. Im Hintergrund stimmt es, Bexio verbucht die MWST-Beträge korrekt auf die kompletten 100.- CHF. Aber es steht halt nicht auf der Quittung. Das ist Problem Eins.
Problem zwei ist, dass ich beim Produkt „Gutschein einlösen“ zwar das richtige Ertragskonto bebucht wird, aufgrund der Tatsache, dass der Verkaufspreis dieses Produkts aber negativ ist wird es verkehrt gebucht.
Bexio macht dann also die Buchung 1100 / Ertrag Gutscheine mit dem Minusbetrag (also bucht Bexio eigentlich Ertrag Gutscheine / 1100 und damit einen Aufwand bzw Ertragsminderung).
Bei Bexio selber finde ich den Tipp, dass die Gutscheine im Nachhinein manuell von der Rechnung abgezogen werden muss mittels entsprechender Funktion in Bexio.
Das ist so allerdings nicht praktikabel, da der Gutschein im Tagesgeschäft an der Kasse eingelöst wird.
Bisher habe ich nur die Lösung, dass ich alle diese Rechnungen erstmal stornieren und neu erstellen muss, und bei der Neuerstellten Rechnung dann so wie von Bexio empfohlen den Gutschein abziehe.
Das geht jetzt noch gut, da max. 1-2 Gutscheine pro Woche eingelöst werden. Spätestens im Weihnachtsgeschäft werden es aber ca. 10 Gutscheine pro Tag sein. Daher muss ich in den nächsten Wochen dringend eine Lösung für dieses Problem finden.
Kennt sich einer da besser aus, als ich? Oder hatte dieses Problem vielleicht selber schon im Bexio und kennt eine einfache Lösung?
Ich alleine komme hier definitiv nicht mehr weiter.
Hier die Hilfeseite von Bexio: helpcenter
Ich bin genau 1:1 nach dieser Hilfeseite vorgegangen. Nur das Einlösen bringen wir nicht hin, da Bexio davon ausgeht, dass man im Bexio arbeitet aber die Mitarbeiter an der Kasse diesen Zugriff nicht haben.
