Ein Beleg, mehrere Buchungen

[Michael]

Guten Abend zusammen

Bei unserem gemeinnützigen Verein verwenden die free Version von CashCtrl. Dort gibt es lediglich ein Feld „Referenz / Beleg“. Wir haben die fortlaufend generierte Nummer in diesem Feld bisher als Buchungsnummer und nicht als Belegnummer angeschaut. Auf anraten von einer - in Sachen Vereinsbuchhaltung erfahrenen - Person, schauen wir die Nummer nun als Belegnummer an (und ändern das Ganze ab).

Mir stellen sich nun aber folgende (Anfänger)Fragen:

• Ist es in dem Fall möglich/richtig, dass eine Belegnummer auch in zwei Buchungen/Buchungszeilen vorhanden ist (weil z.B. mehrere verschiedene Konten verwendet werden müssen)? Das Übersteuern der fortlaufenden Nummer wäre im System möglich.

• Falls dieser Beleg aus mehreren Seiten besteht oder noch ein zusätzliches, separates Blatt mit Informationen zum Vorgang enthält: Schreibt man da die gleiche Belegnummer auf beide/alle Seiten oder nur auf die erste? Oder sollte man ein z.B. ein 1/2, 2/2 hinten dran hängen? Also z.B. B102 1/2 und auf der nächsten Seite B102 2/2? Auch wenn die für die Buchung relevante Informationen z.B. nur auf der ersten Seite stehen?

• Sollte bei Buchung der Bezahlung der Kreditorenrechnung die gleiche Belegnummer wie bei der Erfassung/Buchung der Kreditorenrechnung selber verwendet werden?

• Ist es ok/sinnvoll, wenn man beim Erfassen/Buchen einer Kreditorenrechnung zuerst die eigene, fortlaufende Nummer als Belegnummer drin lässt und danach mit einem „/“ abgetrennt noch die Rechnungsnummer des Kreditors anhängt? Also z.B. B102 / RG123456

• Kann bei Buchungen wie z.B. Transatorischen Buchungen auf die Verwendung/Vergabe einer Belegnummer verzichtet werden? Oder sollte z.B. ein Eigenbeleg(?) ausgestellt werden? Es heisst ja eigentlich keine Buchung ohne Beleg…

Vielen herzlichen Dank für jede Hilfe/Tipp!

Viele Grüsse
Michael

[hampi52]

Lieber Michael

Wenn Dir Deine Vorschläge liegen, kannst du das gerne so machen. Wichtig: Du musst wissen, anhand welcher Infos Du etwas findest.

Alles andere bleibt Deiner Kreativität überlassen. Bei mehreren Seiten nagle ich die mit dem Bostitch zusammen und schreibe die Nummer auf Seite 1 auf.

Gruess Hanspeter

[Michael]

Hallo Hanspeter

Vielen Dank!

Machst du es auch so, wenn der Beleg eigentlich aus zwei Belegen besteht? Z.B. das zweite Dokument ist ein E-Mail und ist eigentlich ein separates Dokument: müsste hier für das E-Mail noch eine zusätzliche Belegnummer vergeben werden? Hoffentlich nicht…

Ist es ok, wenn man für Spendenzahlungen das Buchungsdetail der Bank (nicht den ganzen Bankauszug, nur das ausgedruckte Detail zur Zahlung) als Beleg verwendet? Ich habe da ansonsten jeweils oft keinen Beleg…

Gruess & e schöne Tag
Michael

[hampi52]

Hoi Michael

Ein Thema - eine Nummer. egal wiviele Belege. Du brauchst auch nicht jeden Fötzel archivieren. Es muss nur Dokumentiert sein, was der Vorgang war.

Und wenn mal kein Beleg da ist, z.B. für eine getätigte Zahlung keine Rechnung - dann verweise auf den Bank-Monatsauszug.

Und wenn mal gar nichts da ist, dann ist halt nichts da. Ich schreibe dann entweder „Ohne Beleg“ oder erstelle selber einen „Interner Beleg“.

Ausser in Vereinen pingelige Revisoren, will eh keiner das Zeug sehen.

Ich arbeite mit Banana, da kann ich die Belege grad mit der Buchung verknüpfen. Ich generiere so nur noch 1% des Papiers von früher…

Ich musste in dem Verein, in dem ich Kassier bin, die Revisoren dahingehend umerziehen. Bei der Revisionssitzung habe ich eine Kopie des Digitalen Archivs auf einem Stick dabei, falls mal kein Internet ist (das verknüpfte Archiv ist in einer Cloud).

Gruess Hanspeter

[Michael]

Hoi Hanspeter

Ok, vielen Dank!

Ja, wir führen zusätzlich auch alles digital (scanne alles ein) und ich möchte es ebenfalls erreichen, dass die beiden Revisor*innen es in Zukunft nur noch digital prüfen. Es ist auch viel einfacher, da dort via Suchfeld jede Belegnummer schneller gefunden werden kann.

Im Notfall habe ich auch schon Eigenbelege ausgestellt, und unterschreiben lassen (durch die Person im Verein, die Geld ohne Quittung entgegengenommen hat oder die Sachen ohne eine Quittung etc. in Bar irgendwo gekauft hat). Selbst für Transitorische Buchungen hatte ich einen Eigenbeleg erstellt, wobei ich das ev. gar nicht gemusst hätte?

Das mit dem Verknüpfen der Papiere in Banana ist toll. Es würde bei CashCtrl auch gehen, allerdings nur in der kostenpflichtigen Version.

Wir nutzen Google Drive. Das mit der Kopie des Archivs auf einem USB-Stick ist eine gute Idee.

Gruess
Michael

[hampi52]

Lieber Michael

Da siehst Du : Gartis ist halt oft nicht viel wert…

Banana kostet in der pro Version 69.-/Jahr und es gibt ab morgen ein komplett überarbeitetes Tool, um QR-Rechnungen zu erstellen.
Auch ein gemeinnütziger Verein sollte sich so etwas leisten können.
Bei mir kommen eben über 90% der Rechnungen elektronisch (E-Bill), die PDF haue ich direkt ins Archiv. Die bekommen dann eine (fiktive) Nummer, weil ich die nicht erst ausdrucke, dann eine Nummer draufschreibe und wieder scanne.
Rechnungen, die ich in Banana schreibe, füge ich nicht ein. Ich schreibe nur bei Zahlung deren Nummer rein. Brauche ich mal eine, finde ich die anhand der Nummer im Faktura-Tool ganz leicht.

Sei exakt und doch nicht pingelig
Gruess Hanspeter

PS: Weitere Kommunikation zum Thema über meine Mailadresse meisterbuchhalter@gmail.com