Einfuhrsteuer und Verzollung via Excel-Spesenabrechnung


#1

Ich habe mir die kostenlose Run-my-Accounts Excel-Vorlage für die Spesenabrechnung heruntergeladen. Beim Versuch, einen etwas spezifischeren Geschäftsfall damit abzubilden, bin ich allerdings an Grenzen gestossen:

Im Zusammenhang mit dem Import von Waren erhalten wir gelegentlich Postsendungen, deren Verzollung und Einfuhrsteuer mittels Veranlagungsverfügung gleich vom Postboten in Bar kassiert werden. Um diese Ausgaben nicht über die Kasse zu administrieren, werden die Beträge von den jeweiligen Mitarbeitern vorgeschossen und mit der Spesenabrechnung auf das Bankkonto zurückvergütet.

Beispiel: Gesamtbetrag der Verfügung CHF 56.05
Verzollung CHF 26.35
Einfuhrsteuer (8% vom Warenwert) CHF 29.70

Für die Spesenabrechnung müsste folglich eine Zeile
Z1 für die Verzollung (Verzollungsaufwand - Kontokorrent MA oder Bank)
Z2 für die Rückforderung der Einfuhrsteuer (Vorsteuer 1173 - Kontokorrent MA oder Bank)
gebucht werden können.

Gibt es dafür eine Lösung oder einen Workaround? Vielen Dank für Ihre Hinweise

randereg


#2

Besten Dank für Ihre Anfrage. Ich würde Ihnen einen der folgenden Lösungsansätze empfehlen:

1. Manuelle Sammelbuchung

Sie könnten die Konten ohne die Drop-Down-Funktion manuell bebuchen. Dazu können Sie die entsprechenden Werte unter den betroffenen Konten händisch eintragen (und dabei die hinterlegten Formeln überschreiben):

In Ihrem Beispiel:

Kasse: CHF -56.05
Vorsteuer: CHF 29.70
Verzollung: CHF 26.35

Wichtig ist, dass die Konten entsprechend aufgehen - ansonsten könnte dies zu einem unterschiedlichen Erfolg in Erfolgsrechnung und Bilanz führen.

2. Buchung über mehrere Zeilen

Dies könnte dann so aussehen:

… also analog zu Ihrem Vorschlag von oben.


#3

Vielen Dank für Ihre Hinweise, Herr Brändle.

Vielleicht noch eine Präzisierung: Wir möchten lediglich das Excel Spesenformular dazu verwenden, um die Auslagen den MA vergüten zu können und dabei gleichzeitig eine Buchungsbeleg zu haben, der das gewünschte Ergebnis relektiert. In der kostenlosen Vorlage Excel Spesenabrechnung fehlt mir aktuell das Passwort, um den Arbeitsblattschutz aufzuheben und die besagten Felder bei Bedarf überschreiben zu können. Würden Sie mir das Passwort zur Verfügung stellen? Vielen Dank dafür!


#4

Sorry, das oben war die richtige Antwort auf die eine falsch verstandene Frage (hat sich auf die Excel-Buchhaltung bezogen).

Diese Konstellation ist mit dem Spesen-Excel tatsächlich problematisch. Damit die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalles gut nachvollziehbar bleibt, würde ich Ihnen empfehlen, die Buchung direkt in der Buchhaltung vorzunehmen und nicht übers Spesenformular zu gehen. Gerade wenn noch andere Spesen mit “normalen” MWST Sätzen erfasst werden, dann sieht der hohe Anteil an MWST auf den ersten Blick schon unplausibel aus. Sie könnten in der Buchhaltung für diesen Mitarbeiter ein Kontokorrent Konto führen und dieses dann von Zeit zu Zeit auszahlen.


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