habe folgendes Buchungsproblem. Nehmen wir in einer GmbH an, dass ein Gesellschafter Material einkauft (wirklich in den Laden geht und es dort holt) und direkt Bar oder mit seiner Karte bezahlt.
Nun möchte er logischerweise durch die GmbH eine Rückerstattung der Gesamtsumme und dies per Überweisung, da es ja geschäftsrelevant ist (somit gehört es nicht zur Spesenregelung, oder?).
Wie muss das nun verbucht werden? Über ein Kontokorrent Gesellschafterkonto bzw. so:
Materialaufwand / Kontokorrent Gesellschafter Muster
Kontokorrent Gesellschafter Muster / Bank
Stimmt dies so, damit es Steuerrechtlich nicht fälschlicherweise als gedeckte Einkommensauszahlung deklariert wird sondern als Rückerstattung.
Wie würde dies aussehen wenn die GmbH 100 Mitarbeiter beschäftigen würde? Hier kann es ja nicht sein das für jeden Mitarbeiter ein Kontokorrent eröffnet werden muss (fallses überhaupt über dieses Konto gebucht wird)
In unserer Firma machen wir das so, dass jeder Mitarbeiter ein Spesenformular ausfüllt. Das Geld wir dann dem Mitarbeiter auf sein Bankkonto überwiesen. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Betrag der Quittungen nicht über CHF 400 hinaus geht, weil sonst die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden kann.
OK, vielen Dank für den ersten Tipp. Aber mir geht es hier vorallem um die Verbuchung. Also mir sind nur die normalen Spesenkonten (Reise, Verpflegung, Übernachtung) bekannt. Jedoch keine für “Rückerstattung von Leistungen zu Gunsten vom Geschäft”. Weil wenn wir es über das “normale” Spesenkonto buchen, wird es ja zur Pflicht es im Lohnausweis anzugeben, obwohl Lohnneutral.
So lange es sich um geschäftsmässig begründeten Aufwand handelt und dies plausibel dargelegt werden kann, solltest Du nie Probleme bekommen, dass ein solcher Aufwand aufgerechnet würde. In der Regel fallen solche Ausgaben für Material auch nicht unter ein Pauschalspesenreglement und darin geregelte pauschale Spesenvergütungen.
Es gibt verschiedene Methoden, wie ein solcher Ablauf buchhalterisch gehandhabt werden kann.
Variante Kontokorrent
Wenn ein Gesellschafter oder auch ein Mitarbeiter regelmässig solche geschäftsmässig begründete Auslagen hat, dann lohnt es sich ev. ein Kontokorrent-Konto für ihn einzurichten.
Gerade bei Gesellschaftern ist es manchmal so, dass diese je nach Liquiditätslage der GmbH nicht immer eine Auszahlung vornehmen können / wollen. In diesen Fällen können die Ausgaben auf dem Kontokorrent liegen gelassen werden und die Auszahlung in beliebiger Höhe kann später erfolgen, sobald das verkraftbar oder sinnvoll ist.
Falls Mitarbeiter regelmässig mit höheren Auslagen konfrontiert sind, kann es sinnvoll sein, diesen einen Betrag im Voraus zu überweisen. Der Mitarbeiter muss so für seinen Arbeitgeber nicht “Bank” spielen. Dann wäre die Buchung “Kontokorrent - Bank” an einem Datum vor der Buchung in den Materialaufwand und er könnte seine Quittungen im Anschluss einreichen. Das Kontokorrent weist das aktuelle Guthaben der GmbH beim Mitarbeiter aus.
Viele Unternehmer haben eine Firmen-Kreditkarte, mit welchen sie private Auslagen tätigen. Bei der Buchungsmethode übers Kontokorrent dürfen solche nicht geschäftsmässig begründete Auslagen dann nicht in den Aufwand eingebucht werden. In solchen Fällen weist das Kontokorrent-Konto eine Forderung gegenüber dem Unternehmer aus.
Ein Kontokorrent für den Gesellschafter wäre unter den Kurzfristigen verzinslichen Verbindlichkeiten gegenüber Beteiligten und Organen auszuweisen, z.B. Kontonummer 2160.
Variante direkte Auszahlung
Bei unregelmässigen Auslagen empfehle ich, dass die Mitarbeiter ihre Auslagen einreichen und diese im Anschluss per Banküberweisung, Lohn oder auch per Kasse ausbezahlt werden. Die Deklaration kann über eine Spesenabrechnung erfolgen.
Die Buchung wäre in solchen Fällen:
Aufwand - Bank (1020)
Aufwand - Lohndurchlaufkonto (2002)
Aufwand - Kasse (1000)
Bei beiden Varianten sollte wie Spoke oben schreibt beachtet werden, dass auf Quittungen über CHF 400 der Leistungsempfänger (also die GmbH) aufgeführt ist und die Anforderungen an eine normale Rechnung erfüllt werden müssen. Nur so kann die GmbH die Vorsteuer zurückfordern.
Effektive Spesenvergütungen müssen nur ausnahmsweise betragsmässig deklariert werden.
Wenn im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) gesetzt wird, genügt dies und auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann dann verzichtet werden.
Ihr Artikel ist zwar schon eine Weile her. Aber vielleicht haben sich in der Zwischenzeit noch einige Erfahrungen hinzugefügt.
Aktuell stellt sich mir die Frage, ob im Rahmen einer neuen GmbH-Gründung vorgenommene Auslagen für betriebliche Zwecke, welche durch den Gesellschafter mit Vorauskasse (Bar/EC/Banküberweisung) bezahlt wurden (zum Zeitpunkt wo Fa. bereits im HR und bei MWSt. zur Abrechnung angemeldet war), gegenüber der GmbH (MWSt.-pflichtig, eff. abrechnend) weiter verrechnet (durch Gutschrift a/KK-Gesellschafter) werden können.
Insbesondere hinsichtlich der dadurch vorzunehmenden Beanspruchung des Vorsteuerabzuges. Eine erste tel. Aussage der Abt. MWSt. lautete demnach, dass der Firmeninhaber, als nicht Steuerpflichtiger, die Weiterverrechnung nicht mehrwertsteuerkonform machen kann und demzufolge die Firma auch keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen kann.
Was mich irritierte, zumal die einst ausgestellten Rechnungen/Quittungen auf die Fa. lauteten.
