Hallo zusammen
Einem Neukunden von mir wurde von jemandem empfohlen, anstatt der effektiven Spesen für Verpflegung und Repräsentation Pauschalspesen zu buchen. Ich kenne das von den GmbH, meist im Zusammenhang mit einem Spesenreglement, bei Einzelfirmen habe ich davon noch nichts gehört. Wird das da auch akzeptiert? (4% vom Bruttolohn bzw. vom Gewinn?)
es kommt draufan.
Was für effektive Spesen haben Sie bisher gebucht?
es handelt sich meist um Verpflegung an Workshops und auswärtigen Terminen
Ich rechne das effektiv ab, denke aber, dass Pauschalspesen wie bei der GmbH möglich sind.
Die Regel ist aber, dass Pauschalspesen ungefähr die wirklich anfallenden Spesen decken müssen. Du kannst daher nicht beliebige Prozentsätze pauschal als Spesen verbuchen.
Das gilt im Normalfall aber für Arbeitnehmer, daher kennst du das von der GmbH.
Siehe dazu OR 327a:
OR 327a Abs. 2:
Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung
festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden
Auslagen gedeckt werden müssen.
Für Selbstständige scheint es tatsächlich einen pauschalen Prozentsatz zu geben. Die BDO Schweiz schreibt dazu:
Pauschalspesen
Pauschale Spesenvergütungen (auch Repräsentationsspesen oder Vertrauensspesen genannt) müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Pauschalspesen können zwischen 3,5 bis 4,5 Prozent des Jahresbruttolohns betragen. Zu beachten ist, dass Pauschalspesenempfängern Auslagen bis 50 Franken je Einzelausgabe nicht bezahlt werden dürfen, da diese mit der Pauschale abgegolten ist. Bei Ausrichtung von Pauschalspesen empfiehlt es sich, das Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Die ausbezahlten Pauschalspesen sind bei allen Arbeitnehmern auf dem Lohnausweis auszuweisen.
Der pauschale Prozentsatz heisst aber nicht, dass du diesen auch pauschal verbuchen darfst. Du musst eine Pauschalspese pro Monat für dich definieren, welche in etwa die effektiven Spesen deckt.
Wenn diese zwischen 3.5 und 4.5 Prozent liegt oder darunter, wird es wohl okay sein (aber nur wenn die effektiven Spesen auch in der Kategorie liegen, es geht nicht wenn du 100 Franken Spesen im Monat hast und dann plötzlich 500 Franken Pauschalspesen definierst).
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Vielen Dank für deine ausführliche Antwort. Ja, ich fand es eben auch komisch. Mein Mandant hatte im 2021 850.-- effektive Spesen, der Treuhänder hat ihm empfohlen, in Zukunft 1800.-- Pauschalspesen anzugeben (was etwa 4% des Bruttolohnes entspricht)… Ich möchte es dieses Jahr ganz korrekt machen, deshalb meine Frage…
BDO sagts… Pauschale im Rahmen galten… und keine Kleinspesen u50.- mehr.
Je mehr auswärts geschäftlich desto mehr Pauschale möglich.
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Ich würde das sicherheitshalber vom Steuerkommissär absegnen lassen.
Gruess Hanspeter
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