Kassenbelege scane ich ein und die Originale landen im Altpapier. Das gleiche mache ich mit Rechnungen, welche ich in Papierform erhalte, einscannen und weg damit. Ich persönlich nutze den Clouddienst von OneDrive für die Elektronische Ablage, kannst du direkt mit deinem Scanner verbinden und hast von überall aus sehr gut Zugriff darauf, egal ob auf Handy oder PC. Wichtig ist hier nur, dass du für dich einen Sinnvollen Ablagesystem findest, so dass du die Belege dann auch rasch finden kannst.
Vieles, insbesondere Kassenbelege sind oft schon nach 2-3 Jahren noch kaum lesbar, daher ist es für mich nicht sinnvoll, diese 10 Jahre lang irgendwo in einem Ordern staub sammeln zu lassen.
Ich persönlich nutze nur noch CashCtrl und versuche möglichst jeden Beleg direkt in der Buchung abzulegen, so finde ich immer alles innert wenigen Sekunden, egal für welches Jahr. Die Cloudablage ist dann nur noch eine Absicherung, so dass nicht alles nur an einem Ort aufbewahrt wird, falls da mal was hops geht oder so.
Revisionssichere Ablage verlangt noch, dass die Digitale Dateien in einem nicht veränderbaren Format abgelegt werden, für das gibt es diverse PDF-Tools für die Signatur und Verschlüsselung, ich persönlich mache es aber nicht. Bis jetzt hatte ich auch noch nie ein Problem bei einer Revision, kaum ein Revisor wird es bei einer KMU überhaupt prüfen oder bemängeln.
Das einzige, was bei mir im Original aufbewahrt wird, sind unterzeichnete Verträge aller Art, Geschäftsberichte und Revsionsberichte.
Art. 958f
Wobei bei mir auch Unterschriften, Verträge, JRG, STEK etc. ausschliesslich digital. Aber klar, hier ist es dann schon empfehlenswert, Vorkehrungen zu treffen, dass das auch digital „verhäbt“.
Bemängelt wurde die „einfache“ digitalisierung von Kassenbelege, Quittungen, Kredis etc. noch nie. Im Gegenteil, es ist ja auch um Welten effizienter. M.E. sind die Kontrolleure in erster Linie froh, wenn die Sachen wie angefordert rasch, übersichtlich und vollständig zur Verfügung gestellt werden.
Ich mag mich an einen etwas altmodischen MWST-Revisor erinneren, welcher Belege schlussendlich in Papierform wollte. Nicht das er die Ablage im rechtlichen Sinne kritisiert hat, er war kurz vor Pension und Papier gewohnt. Dann wurde das halt wieder ausgedruckt
Wie meine Vorredner erläutern, wird das sowohl bei den Firmen wie auch im Prüfungsfall oft sehr einfach gehandhabt. Allerdings bin ich eher skeptisch, ob die Steuerbehörden in Zukunft noch so „locker“ ungesicherte Quellen akzeptieren werden. Mit der aktuellen Handhabung ist es (zu) einfach, mit digitalen Belegen Steuerbetrug zu begehen, daher tendiere ich dazu, dass die Anwendung der bestehenden Rechtslage in Zukunft wohl strenger gehandhabt wird (siehe: Fedlex). Der Spiess würde so zu Gunsten der Behörden sofort umgedreht: Im Prüfungsfall kann so ganz locker viel Geld „eingetrieben“ werden, wenn die rechtlichen Anforderungen an die Belegaufbewahrung nicht erfüllt sind…
Wir machen es so: Wir geben alle Belge unseren Kunden zurück und behalten wo nötig Scans. Unsere Empfehlung ist jeweils eine ordnungsgemässe Ablage (und wir zeigen Ihm auch wie), aber die Verantwortung trägt der Kunde.
Wir sind an einer einfachen digitalen rechtssicheren Ablage interessiert. Wer eine solche kennt, die über eine API Informationen liefern kann soll sich bitte per PN bei mir melden.
Wem die Info hilft - bitte markiere dies mit „Herz“.
Ich unterscheide zwischen Kassenbelegen und Kreditorenrechnungen, und habe da entsprechend zwei Separate Ordner.
Die PDF-Dateien bezeichne ich wie folgt, Lieferantenname_Rechnungs / Kassenbelegdatum_Belegnummer Fibu.
z.B. Swisscom_01.12.2024_45214.
So habe ich drei Kriterien, um einen Beleg zu finden, entweder nach Lieferanten, nach Rechnungsdatum oder nach Belegnummer aus der Fibu.
Für das Scannen nutze ich den ScanSnap ix1600 oder Genius Scan als App auf meinem Telefon.
Bezüglich Ablagesystem noch, es gibt kein „Bestes“ Ablagesystem, jede Firma / Mensch hat andere bedürfnisse und überlegt anders, da musst du ein System für dich finden, was für dich einfach und nachvollziehbar ist.
