Radikale Vereinfachung! Wieviele Sachkonten sind wirklich nötig?


#1

Ich habe hier eine Frage zur Schweizer Rechtslage bzgl. Buchhaltung und Vereinfachung.

Erstmal zu meinem Problem:

Problem: wir haben 1000e kleine Buchungen, Käufe übers Internet, Dauerverträge, sogar Minimalbeträge von unter $1 und fehlenden Rechnungen oder unklare Bezeichnung der Geschäftspartner in den CC (Kreditkarten)-Unterlagen. Diese Buchungen machen den Hauptteil der Buchhaltungsarbeit aus, sind jedoch geschäftlich unbedeutend.

Idee: eine CC nicht durchzubuchen, sondern gesamthaft als Unterbuchhaltung zu sehen und nur die Einzahlungen auf die Kreditkarte einem pauschalen Kostenkonto zu zu weisen.

Folgende Bedingungen für eine Unterbuchhaltung müssen m.E. dafür erfüllt sein:

  1. Keine Einnahmen und Ausgaben miteinander zu verrechnen: das ist bei CC (im Gegensatz zu Bankkonten) immer gegeben. Stornobuchungen dürfen weiterhin sein, weil sie ja keine Einnahmen sind, sondern Minderung der Kosten.

  2. Klare Trennung von Privat und Geschäft. Es sollten keinerlei Privatkäufe über diese CC erfolgen, weil sonst muss man doch wieder etwas herausrechnen.

  3. Alle Kosten über eine CC müssen in einer Kostenkonto-Bezeichnung zusammenfassbar sein: "Internet-Dienste und -Käufe"

  4. Ausnahme: wenn man z.B. die Kosten eines grossen Lieferanten separieren will, kann man das über eine pauschale Umbuchung p.a. auf der Basis der Online-Kontoauskunft des Lieferanten machen.

  5. Das setzt genügend Liquidität voraus, so dass kein Wechsel der CC bei den Lieferanten erforderlich wird. Und eben auch keine Privatkäufe.

In dem Fall würde man nur die PDF-Files der CC-Kontoblätter als Unterbuchhaltung abspeichern und nur die Einzahlungen direkt gegen ein pauschales Kostenkonto buchen.

Alle Belege wie Einzelrechnungen und generelle Verträge werden in einen CC-Konto-bezogenen Folder abgelegt, damit man ggfs. darauf Bezug nehmen kann.

Jetzt meine rechtliche Frage:

Bei kleinen Selbständigen unterhalb gewisser Umsätze weiss ich, dass diese nur eine einfache Einnahme-Ausgabe-Buchhaltung machen müssen. Im Einfachsten Fall wären das zwei Schuhkartons mit den Eingangs- und Ausgangsrechnungen/Belegen.

Am Jahresende summiert man beide Sammlungen und zieht sie voneinander ab und erhält den Gewinn oder Verlust.

Nun habe ich mich vor langem für eine Doppelte Buchhaltung entschieden und gelernt mit den hunderten Konten zu buchen.

Doch aus dieser starken Differenzierung allein entsteht so viel zusätzliche Arbeit. Denn wenn ich die CC-Zahlungen auf die vielen Kostenkonten aufteilen müsste, müssen die Zahlungen eben doch irgendwie gebucht werden.

Bei meinen Internet-Einkäufen bzw. abonnierten Internet-Dienste, die alle über CC bezahlt werden, ist keine wirkliche Offene Posten Verwaltung nötig: denn Kauf und Bezahlung passiert gleichzeitig. Also brauche ich da auch keine Kreditorenkonten anlegen und auf Ausgleich achten, sondern kann die Zahlung direkt auf Kosten buchen.

Wenn ich jedoch ein solches Kostenkonto pauschal für alle Internet-Einkäufe bzw. Internet-Dienste anlegen könnte, dann müsste das eine nichtssagenden Bezeichnung haben: z.B. "Internet-Dienste und -Käufe"

Unter welchen Umständen wäre das zulässig?

Ab welcher Firmengrösse (Umsatz, Gewinn) bin ich gezwungen, die einschlägigen Kontenrahmen korrekt zu verwenden?

Vor 30 Jahren erschien mir die Buchhaltung noch einfach und simple: Ich hatte damals noch keine grosse Aufmerksamkeit darauf. Heute ist das Geschäft gewandelt. Eine Fülle von Diensten kaufe ich in der Cloud: Domains, Server, Telefonleitungen, Hosting, SAS, … - Jeweils per CC zu zahlen. Dort stehen oft nur kryptische Angaben, die nicht auf den Geschäftspartner schliessen lassen, weil über Vias kassiert wird. Dann kommen noch diverse Währungen dazu: $, EUR, CHF, Pfund… - Weil ich ja nun in aller Welt einkaufe. Und obwohl ich nur Schweizer Kunden habe, muss ich seither die zusätzliche Kompliziertheit einer Fremdwährungsbuchhaltung auf mich nehmen.

Das wäre vorbei, wenn das o.g. Modell ginge. Denn die Fremdwährungen benötige ich nur beim Einkauf und da sowieso diese Beträge auf der CHF-basierten CC umgerechnet werden, könnte ich eine reine CHF-basierte Buchhaltung machen.

Heutzutage verbringe ich 1 Monat des Jahres mit der Buchhaltung. Das ist eigentlich für ein KMU eine Zumutung und enorme Belastung. Und das kommt nicht zuletzt durch die technische Entwicklung, den vielen kleinen Diensten teilweise für Rappenbeträge (Amazon-Internetservices) und den erheblichen Aufwand für all das die Rechnungsbelege zu beschaffen: manchen hängen diese an eMails an, bei manchen muss ich mich online einloggen und dann herausfinden, wo ich die Rechnungen finde (das ändert sich dann auch noch alle paar Jahre, neue Software beim Lieferanten), manche Banken und CC beschränken den online-Zugriff auf die Buchungen zeitlich zu stark: sogar teilweise nur 6 Monate zurück! D.h. ich muss alle 6 Monate mich um die Buchhaltung kümmern oder die Buchungen mühsam von Papier abtippen.

Es ist eine Zumutung. Verständlich, dass viele Familienbetriebe 10000 CHF an ihren Buchhalter zu zahlen haben. Aber eine Menge Arbeit bleibt.

Die Politik wäre gefordert, das zu entwirren. Eine radikale Steuerreform. So könnte der Staat sich besser über andere Wege finanzieren, statt über eine Einkommenssteuer. Das würde die KMU entlasten und mehr Leute einladen, sich selbständig zu machen. Das stärke die Eigenverantwortung und die Wirtschaft.

Aber ich schweife ab:

Ist mein Modell rechtlich zulässig und unter welchen Rahmenbedingungen?

Booky


#2

Hallo Booky

Ich kann gut nachvollziehen, dass Du Dich über den Auwand ärgerst. Grudsätzlich gilt für die Buchhaltung folgendes:

  • die BH muss klar und wahr sein
  • die BH muss transparent sein (allenfalls Prüfspurmöglichkeit bei MwSt.)
  • zu jeder Buchung gehört ein Beleg
  • im OR steht an entsprechender Stelle mehr

Belegarchivierung für MwSt. auch elektronisch erlaubt. Kant. Steuerämter: abklären.

Jetzt stellst sich generell mal die Frage, was das denn für Kleinstbeträge sind.
Denn wahrscheinlich gib es juristisch kein “richtig und falsch”.

Ich rate Dir, einen Termin bei Deinem Steuerkommissär zu vereinbaren, Deine Anliegen vorzutragen und dann gemeinsam eine Regelung zu finden. Zumindest im Kt. ZH funktioniert das und die Leute auf dem Amt sind in der Regel sehr kooperativ.

Gruess Hanspeter


#3

Grüezi Hanspeter
ja die Kleinbeträge sind im Extremfall 17 Rappen für einen Amazon-Internetservice (SES oder sowas) oder 73 Rappen für einen Einkauf bei Aliexpress (inkl. Porto versteht sich).

Das Problem besteht darin, diese Tausenden von Buchungen, die ja unaufwendig vom Kreditkartenkonto mit Cut-and-Paste in eine CSV-Tabelle kopiert werden können, dann einzeln (!) zu kontieren: Entweder einem Personenkonto oder gleich einem Kostenkonto.

Und wenn ich stattdessen einfach alle diese Käufe auf ein Konto “Onlinekäufe & Services” buchen darf, dann kann ich mir Stundenlange Arbeit sparen.

Und das wäre eine wahre Buchung. MwSt fällt bei mir noch nicht an (unter 100’000 Fr) und die Belege existieren auch als PDF, wenn auch nicht gesetzestreu: denn all diese international operierenden Konzerne liefern weder Papierene Rechnungen, die ich aufbewahren könnte, noch PDF-Rechnungen mit Zertifikat. - Was soll man da machen?

Ich denke, für grosse Konzerne gibt es detaillierte gesetzliche Vorschriften für die Buchhaltung: welcher Kontorahmen genau zu verwenden ist. Aber doch nicht für so kleine Firmen. Da kann ich mir doch den Kontorahmen selbst gestalten, oder?

Gruss
Booky


#4

Innerhalb gewisser Grenzen kannst Du auf der Basis des Kontenrahmens KMU schon kreativ sein.
Ich habe schon KPs für Internethändler gemacht, doch das, was Du hast, ist mir noch nicht untergekommen.

Also nochmals: Mach einen Termin beim kant. Steueramt und mach einen Deal mit denen. Dann hast Du Rechtssicherheit.

Gruess Hanspeter


#5

Hallo Booky

“Hunderte von Konten” dienen in erster Linie dem Überblick des Unternehmers: Die “einschlägigen Kontenrahmen” sind Empfehlungen aus der Praxis und nicht aus dem Gesetz. Sie sollen vor allem ein Standard-Schublädeli für die unterschiedlichsten Anforderungen des Geschäftsalltags bereitstellen. Wenn es den Unternehmer interessiert, kann er ein Konto für grüne und ein Konto für rote Stifte eröffnen. Oder er kann das gesamte Büromaterial mitsamt Treuhänder- und Informatikkosten im Konto Verwaltungsaufwand buchen. Beides ist gesetzeskonform: Das Gesetz lässt sich lediglich über die Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung aus. Viel mehr Freiheit geht wirklich nicht.

Als Einzelfirma oder Personenunternehmen mit weniger als CHF 500’000 Umsatz reicht dem Gesetzgeber (und damit auch dem Steueramt!) eine Aufstellung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögen. Punkt. (OR 957 ff (Obligationenrecht)). Klingt einfach. Trotzdem muss jede Position mittels Beleg nachgewiesen werden können.

Für die AG oder GmbH ab dem ersten Franken, für die Einzelfirma ab CHF 500’000 Umsatz ist der Aufwand für die Mindestgliederung der Buchhaltung in OR 959a (Bilanz) und OR 959b (Erfolgsrechnung) dargestellt. Der Abschnitt über Buchführung und Rechnungslegung im Obligationenrecht ist durchaus lesenswert.

Deshalb meine Meinung: Ja, das Prozedere geht ganz sicher, als Einzelfirma mit weniger als 500’000 sowieso. Als AG, GmbH oder Einzelfirma mit über 500’000 muss allerdings die Unterscheidung in “Verwaltungs- und Vertriebsaufwand” (Dinge für das eigene Unternehmen) und “Anschaffungs- oder Herstellungskosten der verkauften Produkte und Leistungen” (Dinge für den Wiederverkauf) gegeben sein. Sowas liesse sich schlimmstenfalls mit einer zweiten Kreditkarte realisieren. Die Arbeit für die Buchführung ist damit klar reduziert. Der Nachweis, ob eine Position geschäftsmässig begründet ist oder nicht, wird mit der Kreditkartenabrechnung allein trotzdem nicht zu führen sein. An der Belegeflut ändert sich deshalb nichts.

Viel Spass mit der neugewonnenen Freizeit!

Gruss Bruno


#6

Danke Bruno
das ist genau die Antwort, die ich brauche.
So präsize und überprüfbaren Angaben.
Damit kann ich auf die Steuerverwaltung zugehen, denn jetzt kenne ich meine Rechte und Pflichten.
Nicht immer sind Beamte entgegenkommend und hilfsbereit. Da ist es schon gut, wenn man vorbereitet ist und Pflichten und Rechte kennt.

Danke vielmals. Danke.
Booky


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