Ich habe hier eine Frage zur Schweizer Rechtslage bzgl. Buchhaltung und Vereinfachung.
Erstmal zu meinem Problem:
Problem: wir haben 1000e kleine Buchungen, Käufe übers Internet, Dauerverträge, sogar Minimalbeträge von unter $1 und fehlenden Rechnungen oder unklare Bezeichnung der Geschäftspartner in den CC (Kreditkarten)-Unterlagen. Diese Buchungen machen den Hauptteil der Buchhaltungsarbeit aus, sind jedoch geschäftlich unbedeutend.
Idee: eine CC nicht durchzubuchen, sondern gesamthaft als Unterbuchhaltung zu sehen und nur die Einzahlungen auf die Kreditkarte einem pauschalen Kostenkonto zu zu weisen.
Folgende Bedingungen für eine Unterbuchhaltung müssen m.E. dafür erfüllt sein:
-
Keine Einnahmen und Ausgaben miteinander zu verrechnen: das ist bei CC (im Gegensatz zu Bankkonten) immer gegeben. Stornobuchungen dürfen weiterhin sein, weil sie ja keine Einnahmen sind, sondern Minderung der Kosten.
-
Klare Trennung von Privat und Geschäft. Es sollten keinerlei Privatkäufe über diese CC erfolgen, weil sonst muss man doch wieder etwas herausrechnen.
-
Alle Kosten über eine CC müssen in einer Kostenkonto-Bezeichnung zusammenfassbar sein: "Internet-Dienste und -Käufe"
-
Ausnahme: wenn man z.B. die Kosten eines grossen Lieferanten separieren will, kann man das über eine pauschale Umbuchung p.a. auf der Basis der Online-Kontoauskunft des Lieferanten machen.
-
Das setzt genügend Liquidität voraus, so dass kein Wechsel der CC bei den Lieferanten erforderlich wird. Und eben auch keine Privatkäufe.
In dem Fall würde man nur die PDF-Files der CC-Kontoblätter als Unterbuchhaltung abspeichern und nur die Einzahlungen direkt gegen ein pauschales Kostenkonto buchen.
Alle Belege wie Einzelrechnungen und generelle Verträge werden in einen CC-Konto-bezogenen Folder abgelegt, damit man ggfs. darauf Bezug nehmen kann.
Jetzt meine rechtliche Frage:
Bei kleinen Selbständigen unterhalb gewisser Umsätze weiss ich, dass diese nur eine einfache Einnahme-Ausgabe-Buchhaltung machen müssen. Im Einfachsten Fall wären das zwei Schuhkartons mit den Eingangs- und Ausgangsrechnungen/Belegen.
Am Jahresende summiert man beide Sammlungen und zieht sie voneinander ab und erhält den Gewinn oder Verlust.
Nun habe ich mich vor langem für eine Doppelte Buchhaltung entschieden und gelernt mit den hunderten Konten zu buchen.
Doch aus dieser starken Differenzierung allein entsteht so viel zusätzliche Arbeit. Denn wenn ich die CC-Zahlungen auf die vielen Kostenkonten aufteilen müsste, müssen die Zahlungen eben doch irgendwie gebucht werden.
Bei meinen Internet-Einkäufen bzw. abonnierten Internet-Dienste, die alle über CC bezahlt werden, ist keine wirkliche Offene Posten Verwaltung nötig: denn Kauf und Bezahlung passiert gleichzeitig. Also brauche ich da auch keine Kreditorenkonten anlegen und auf Ausgleich achten, sondern kann die Zahlung direkt auf Kosten buchen.
Wenn ich jedoch ein solches Kostenkonto pauschal für alle Internet-Einkäufe bzw. Internet-Dienste anlegen könnte, dann müsste das eine nichtssagenden Bezeichnung haben: z.B. "Internet-Dienste und -Käufe"
Unter welchen Umständen wäre das zulässig?
Ab welcher Firmengrösse (Umsatz, Gewinn) bin ich gezwungen, die einschlägigen Kontenrahmen korrekt zu verwenden?
Vor 30 Jahren erschien mir die Buchhaltung noch einfach und simple: Ich hatte damals noch keine grosse Aufmerksamkeit darauf. Heute ist das Geschäft gewandelt. Eine Fülle von Diensten kaufe ich in der Cloud: Domains, Server, Telefonleitungen, Hosting, SAS, … - Jeweils per CC zu zahlen. Dort stehen oft nur kryptische Angaben, die nicht auf den Geschäftspartner schliessen lassen, weil über Vias kassiert wird. Dann kommen noch diverse Währungen dazu: $, EUR, CHF, Pfund… - Weil ich ja nun in aller Welt einkaufe. Und obwohl ich nur Schweizer Kunden habe, muss ich seither die zusätzliche Kompliziertheit einer Fremdwährungsbuchhaltung auf mich nehmen.
Das wäre vorbei, wenn das o.g. Modell ginge. Denn die Fremdwährungen benötige ich nur beim Einkauf und da sowieso diese Beträge auf der CHF-basierten CC umgerechnet werden, könnte ich eine reine CHF-basierte Buchhaltung machen.
Heutzutage verbringe ich 1 Monat des Jahres mit der Buchhaltung. Das ist eigentlich für ein KMU eine Zumutung und enorme Belastung. Und das kommt nicht zuletzt durch die technische Entwicklung, den vielen kleinen Diensten teilweise für Rappenbeträge (Amazon-Internetservices) und den erheblichen Aufwand für all das die Rechnungsbelege zu beschaffen: manchen hängen diese an eMails an, bei manchen muss ich mich online einloggen und dann herausfinden, wo ich die Rechnungen finde (das ändert sich dann auch noch alle paar Jahre, neue Software beim Lieferanten), manche Banken und CC beschränken den online-Zugriff auf die Buchungen zeitlich zu stark: sogar teilweise nur 6 Monate zurück! D.h. ich muss alle 6 Monate mich um die Buchhaltung kümmern oder die Buchungen mühsam von Papier abtippen.
Es ist eine Zumutung. Verständlich, dass viele Familienbetriebe 10000 CHF an ihren Buchhalter zu zahlen haben. Aber eine Menge Arbeit bleibt.
Die Politik wäre gefordert, das zu entwirren. Eine radikale Steuerreform. So könnte der Staat sich besser über andere Wege finanzieren, statt über eine Einkommenssteuer. Das würde die KMU entlasten und mehr Leute einladen, sich selbständig zu machen. Das stärke die Eigenverantwortung und die Wirtschaft.
Aber ich schweife ab:
Ist mein Modell rechtlich zulässig und unter welchen Rahmenbedingungen?
Booky
