Liebes Forum,
wir haben u. a. freie Mitarbeiter, wie Ärzte, die gelegentlich Seminare halten und uns dann eine Rechnung in deren Namen stellen. Diese Woche habe ich eine Rechnung erhalten, jedoch ist der Rechnungskopf nicht der Name des Arztes, sondern der Klinik, in der er arbeitet (soweit ich sehen kann mit Angabe seiner Kontonur.). Ist das korrekt so und können wir diese Rechnung ohne Bedenken bezahlen?
Zweite Frage:
Wir haben einen Mitarbeiter, der eine Fortbildung besucht hat. Er hat mir nun eine Rechnung gebracht, die auf ihn ausgestellt wurde und die er von seinem Konto bezahlt hat. Natürlich wollen wir ihm diese Auslagen erstatten. Ist es möglich ihm dies ohne Weiteres zu erstatten oder muss er an uns eine Rechnung stellen (er ist ja Privatperson/Mitarbeiter) oder kann ich es mit einem Erstattungsformular regeln?
Auf die erste Frage kann ich dir nicht antworten, aber sicher auf die zweite; wenn die Rechnung auf deinen Mitarbeiter ausgestellt wurde und er es auch selber bezahlt hat, könnt ihr ihm das Geld ohne Bedenken via Spesen ausbezahlen. Ihr werded sicher ein entsprechendes Spesenformular haben. Was nicht gehen würde: eine Rechnung bezahlen, welche nicht auf Eure Firma ausgestellt ist, sondern eben auf den Mitarbeiter. Dann müsste die Rechnung auf Euch ausgestellt werden. Aber so wie es jetzt ist, ist es kein Problem mit Spesen.
Zum ersten Punkt:
Ich würde die Zahlung nicht ohne Weiteres einfach an den Arzt überweisen, wenn die Rechnung von der Klinik kommt. Ich würde dies mit der Klinik kurz abklären, ob dies in Ordnung ist - schliesslich ist der Zahlungsempfänger ja deren Angestellter. Ansonsten spricht gar nichts dagegen.
Für euch ist es so allenfalls sogar besser - hier stellt sich die Frage weniger, ob der Referent bei euch AHV-pflichtig werden würde, da die Rechnung von seinem Arbeitgeber kommt und nicht von ihm direkt.
Zur zweiten Frage:
Ich stimme Rahel hier zu - hätte noch eine kleine Bemerkung.
Fortbildungen können in der privaten Steuererklärung in Abzug gebracht werden. Da die Rechnung auf ihn privat lautet und er auch privat bezahlt hat, könnte er diese rein theoretisch nochmals geltend machen. Dies obwohl ihr ihm die Kosten direkt zurückerstattet habt.
Gemäss Wegleitung zum Lohnausweis Ziff 13.3 sind solche Kosten eben auf dem Lohnausweis auszuweisen.
