Rechnungen stornieren zulässig?

[startup12]

Hallo zusammen

Ich habe gelesen, dass in einigen Ländern das Stornieren von validierten Rechnungen nicht zulässig ist. D.h. sobald eine Rechnung gebucht ist, darf sie unter keinen Umständen mehr storniert werden. Sonst könnten bei Audits Probleme auftreten.

Stattdessen muss zwingend eine Gutschrift erstellt werden, sollte die Rechnung hinfällig werden (z.B. weil eine Bestellung vom Kunden zwar aufgegeben wurde, aber nicht versendet wird, weil der Kunde eine tiefe Bonität hat).

Ist dies in der Schweiz auch so? Oder dürfen wir gebuchte Rechnungen stornieren?

• Die Stornos sind immer nachvollziehbar.
• Rechnungen die in abgeschlossene Perioden fallen, werden nie storniert.

LG

[Rahel003]

Hallo startup12

Es darf storniert werden. Auf Verlangen muss eine Gutschrift ausgestellt werden. Im Normalfall generiert ein Storno automatisch eine Gutschrift, von daher kein Problem.

LG,
Rahel

[booky]

Das Problem kenne ich noch aus Deutschland:
Ich stelle einem Kunden eine Rechnung und irgendwie kommt es zur Stornierung des Vertrages.

Also notiere ich meine Rechnung als storniert und buche sie gar nicht erst ein.

Der Kunde jedoch nimmt die Rechnung, “vergisst die Stornierung” und bucht sie steuermindernd ein.

Bei einer Querprüfung des Finanzamtes wird das bemerkt und ich werde für diesen Betrug in die Verantwortung genommen. Wenn ich eine Gutschrift gemacht hätte, wäre es allein der Betrug des Kunden gewesen, wenn er diese nicht gebucht hätte.

In Deutschland sind solche “Unregelmässigkeiten” schnell mal strafbar und können zu Gefängnisstrafen führen.

In der Schweiz nicht: schlimmstenfalls - wenn erwischt - muss man 20% der hintergangenen Summe als Busse zahlen (wenn ich es recht erinnere).

Deswegen ist hier der Aufwand für eine Gutschrift meist nicht nötig, wenn sich beide Seiten darin einig sind, die Rechnung nicht zu buchen. Aber präziser wäre eine Gutschrift schon, zumindest, wenn die Rechnung schon in den Händen des Kunden gelangt ist.

[booky]

Rahel:

Auf Verlangen muss eine Gutschrift ausgestellt werden.

Wenn wir schon über unseröse Verhaltensweisen sprechen:
Warum sollte dann ein Kunde eine Gutschrift verlangen.
Diese ist für ihn doch steuerlich nur von Nachteil und für den Herausgeber von Vorteil.

[Rahel003]

Hallo booky

Mir ist nicht klar, welche unserösen Verhaltensweisen hier angesprochen werden. Das Stornieren einer Rechnung ist nichts aussergewöhnliches und schon gar nichts illegales. Vielleicht sollte ich noch präzisieren: ein Storno ist nicht gleich Löschen. Die Datensätze einer Rechnung existieren auch nach dem Storno noch.
Weshalb sollte ein Kunde eine Gutschrift verlangen? Weil er sie für die Unterlagen benötigen mag. Bucht er die Gutschrift oder den Storno nicht ein, so wird er die Rechnung irgendwann bezahlen und das Missverständnis wird geklärt - oder aber er bezahlt nicht, dann ist aber er ein Betrüger und er allein wird zu Rechenschaft gezogen, aber bestimmt nicht der Rechnungssteller.

[jakob-aeschbacher]

Hallo zusammen
Das stornieren von Rechnungen ist ein gänger Geschäftsfall, der ohne Probleme machbar ist, wenn er nachvollziehbar dokumentiert ist.

Viele Grüsse
Jakob

[startup12]

Herzlichen Dank für eure Antworten!

[Michael]

Ich hätte da eine Frage bezüglich Rechnungsnummern (resp. übersprungenen Nummern) und dachte ich hänge sie gleich hier an:

Die neue “Business-Software”, die ich einsetze, scheint bereits im Entwurf-Stadium eine Rechnungsnummer zu vergeben, welche auch nach Abbruch (ohne Speichern) nicht mehr zur Verfügung steht(?!). Dadurch kann es zu lücken in der Reihenfolge der Rechnungsnummern kommen (die fehlenden Rechnungsnummern werden vom System anscheinend gesperrt, sind aber für mich nirgends ersichtlich und ich kann sie auch nicht auswählen und verwenden.

Ich hätte eigentlich lieber eine lückenlose Nummerierung und nehme auch an, dass die fehlenden Nummern problematisch sind (sein können)? Irgendwo habe ich mal gelesen, dass die Rechnungsnummern eindeutig (nur einmal vergeben) und fortlaufend sein müssen. Wenn die Nummerierung aber Lücken aufweist, kann ich aufgrund des fehlenden Belegs ja nichteinmal beweisen, dass diese Rechnung nicht einfach vernichtet wurde?

Ansonsten muss ich mich doch noch mal an den Hersteller der Software wenden…

[Rahel003]

Hallo Michael

Es ist korrekt, dass Rechnungsnummern einmalig und fortlaufend sein müssen, das steht aber in keinem Gesetz. Von daher keine Panik, rechtlich ist da absolut nichts problematisch. Bist du sicher, dass die Rechnungen welche nicht gespeichert wurden, als Entwurf nirgends mehr sichtbar sind? Wenn nicht, stimme ich dir zu, dass dies vom System unschön behandelt wird.

LG,
Rahel

[Michael]

Hallo Rahel

Vielen Dank für deine Antwort!

Ok, ich danke dir für die Erklärung. Ich werde dennoch versuchen, dass es mir gelingt (zu meiner besseren Übersicht) die Rechnungsnummern lückenlos zu haben.

Ich habe beim der Software-Anbieter einen Vorschlag eingereicht, dass die Rechnungsnummer nicht bereits schon beim Status “Entwurf” vergeben wird (sofern technisch machbar).
Ich kann es momentan gerade nicht testen, aber für den User scheinen diese angefangenen aber abgebrochenen Rechnungen nachher nicht mehr ersichtlich zu sein (und die Rechnungsnummer ist dann vergeben und nicht mehr verwendbar resp. ersichtlich).
Ich habe mich ev. vorher ein wenig falsch ausgedrückt, sofern der Rechnungserstellungsprozess nicht abgebrochen wird, ist die Rechnung glaubs schon noch vorhanden (automatisch gespeichert).

LG
Michael