Ich weiss, die Frage wurde teilweise schon beantwortet. Jedenfalls, zum Sichergehen, nochmals eine ähnliche Fragestellung:
Bei meinem Verein tätigen verschiedene Personen verschiedene Aufwände über ihre privaten Zahlwege und ich erstatte ihnen ihre Auslagen vom Vereinskonto.
Da ich nach vereinnahmten Entgelt buche, ist das Buchungsdatum immer die Belastung des
Vereinskontos, korrekt?
Buchungstext: Aufwand xxx?
oder
Rückzahlung Auslagen für xxx und Rechnungsnummer?
Die zweite Methode scheint mir etwas umständlich. Aber was ist gemäss Theorie die korrekte
Methode? Spielt dies überhaupt eine Rolle?
Wenn es sich um Leistungen handeln die im direkten Zusammenhang mit der Tätigkeit des Vereins und dem Freiwilligen Arbeitseinsatz stehen dann würde ich es wie eine Spese behandeln (Wahlweise 58xx oder 664x), Beispiele:
-Zugticket oder Fahrspesen
-Verpflegung während dem Einsatz
Buchungtext z.B.: Verpflegung XY vom Datum oder Zugticket XY Einsatz Z vom Datum
Andere Auslagen, z.B.
-Briefmarken
-Papier, Toner
würde ich auf jedenfall (bei Rückerstattung via Bankkonto o.ä.) im Entsprechenden Aufwandkonto verbuchen. Sollte die erstattung in Bar erfolgen, so verbuche ich es immer so als wäre es direkt vom Verein gekauft, auch wenn es mit Karte o.ä. gezahlt wurde.
Buchungstext: Bank z.B. (Datum der Erstattung): Briefmarken, XY; Toner, XY
Bar z.B. (Datum vom Beleg): Post CH AG, Briefmarken; Interdiscount, Toner; Papeterie XY, Papier
Offenposten-Methode:
Vereinsmitglied hat Hostinggebühren (11.23-11.24) privat bezahlt. Beleg datiert Dez.
Ich rückvergüte den Betrag via Bank im Jan.
Das muss ich theoretisch abgrenzen, oder?
Hingegen hier nicht, da das Büromaterial keine ausgewiesene Periode hat:
Vereinsmitglied hat Büromaterial privat bezahlt. Beleg datiert Dez.
Ich rückvergüte den Betrag via Bank im Jan.
Ich habe gehört, dass man auch KK (Kontokorrent) für Vereinsmitglieder anlegen könnte.
Aufwand/KK Vereinsmitglied
KK Vereinsmitglied/Bank
Scheint mir übersichtlich. Da ich jedoch die Buha offenposten führe, widerstrebt mir dieses Konzept. Einige Rechnungen werden per Rechnungsdatum eingebucht. Andere per Bezahldatum. Komisch.
Grundsätzlich bei OP-Methode: Die Konten Debitoren und Kreditoren werden das Jahr hindurch nicht bebucht. Aber am Jahresende müssen sie auf den aktuellen. Stand gebracht werden → Sprich es macht zwar resultatmässig keinen Unterscheid. Aber bei deinen Fällen geht es nur am Rande um Abgrenzungen (1300/2300), eigentlich geht es darum, Debi/Kredi (1100/2000) per Ende Jahr zu berenigen.
Naja, theoretisch schon Von was für einem Betrag ist denn die Rede? 11/12 der Rechnung gehören ohnehin ins 2024. Willst du 1/12 von 250.-, oder so, fürs 2023 berücksichtigen? Würde ich nicht machen. Falls doch: Anteil 2023 per 31.12. 6570/2300 buchen.
…ich verweise in dem Kontext gerne auf die Grundsätze einer ordnugsmässiger Buchführung. Dazu gehört u.a. Wesentlichkeit. Welche bei sowas nicht gegeben ist. Oder aber auch Stetigkeit. Hostinggebühren sind Jahresrechnungen, welche wiederkehrend sind. Solange du stets Dez 'xx-Nov 'xy verbuchst, gibt es noch ein weiteres Argument, weshalb problemlos auf die Abgrenzung verzichtet werden kann. Selbst wenn es sich um wesentliche Beträge handeln würde.
Naja, hat schon alles ein Datum. Die Annahme ist halt, dass das Mitglied das Material im DEZ privat gekauft hat, aber auch gleich 1:1 dem Verein zur Verfügung gestellt hat. In dem Sinne hat der Verein dann per Jahresabschluss eine noch offene Verbindlichkeite gegenüber dem Mitglied (31.12. 6500/2000 oder 6500/KK Vereinsmitglied, wenn du das Konto extra eröffnen willst,buchen)
Oder hat er das Material für sich behalten und dann erst im Jan '24 dem Verein weitergegeben und verrechnet? Wohl kaum?
Der Überlegungsfehler ist auch hier dersselbe. Ich schliesse nochmals mit dem wo ich begeonnen habe:
Du hast, glaube ich, grunsätzlich nicht auf dem Radar, dass bei der OP-Methode zwar das ganze Jahr über per Zahldatum gebucht wird. Es müssen aber nichts desto trotz per 31.12/Abschluss offene, noch nicht bezahlte Geschäftsfälle, berücksichtig werden. In dem Moment hast du natürlich dann Aufwände/Erträge, welche per Leistungszeitpunkt (nicht Rechnungsdatum übrigens, dass wäre jenachdem falsch) und nicht per Bezahldatum verbucht sind.
Nochmals zum KK Vereinsmitglied:
Bei Jahresende passt diese Methode gut. Jedoch will ich durchs Jahr keine Kreditorenbuchhaltung führen, sondern alles nach OP-Methode. Wenn ich bestimmte Aufwände (während dem Jahr) über das KK Vereinsmitglied buchen würde und alles andere gemäss Bankauszug, dann hätte ich einen Mix von beiden Methoden. Macht man das so?
In deinem Fall sehe ich keinen Sinn darin. Du führst ja eine Offenposten-Buchhaltung. Wenn ich dich richtig verstehe, würdest du dann jeweils bei Beleg erhalt 1x Aufwand/KK buchen und bei der Zahlung 1x KK/Bank. Wenn das alles unterjährig ist und du eine Offenposten-Buchhaltung führst, sehe ich da lediglich unnötigen Zusatzaufwand im Vergleich zu 1x Aufwand/Bank buchen. Ich kenne aber deinen Verein- und deine Anspruchsgruppen nicht.
Oder sprichst du davon, dass es gar nicht zum Geldfluss kommen soll? Das wäre, wenn du lediglich Aufwand/KK meinst. Kann man natürlich auch machen, aber das würde bedeuten, dass der Verein dem Mitglied bis auf weiteres das Geld schuldet und wir haben einen unterschiedlichen Geschäftsfall.
Oder du spricht vom Jahresabschluss. Dann hast du den Vorteil (falls du unterjährig das KK bebuchst), dass du die Bereinigung bereits erledigt ist, da der offene Saldo beim KK den offenen Fällen, welche du ansonten per Abschluss berücksichtigen müsstest, entspricht. Macht aber bei einem kleinen Volumen an Bewegungen auch nur Zusatzaufwand und kaum Sinn.
Von was für einem Betrag ist denn die Rede? 11/12 der Rechnung gehören ohnehin ins 2024. Willst du 1/12 von 250.-, oder so, fürs 2023 berücksichtigen? Würde ich nicht machen. Falls doch: Anteil 2023 per 31.12. 6570/2300 buchen.