Guten Tag
Darf ich Sie um einen Rat in folgender Situation bitten?
Zwei Angestellte (Handelsmitarbeiter im Aussendienst) haben je eine Debitkarte zum Geschäftskonto, damit sie auf ihren Geschäftsreisen ihre Verpflegung (meistens das Mittagessen bis zu max. CHF 35.–) bezahlen können.
Wie verbuche ich diese Aufwendungen? Es handelt sich dabei nicht um effektive Spesen (5820 oder 5832), richtig? Sind das Reisespesen (6640)?
Nach meinem Verständnis werden effektive Spesen über die Lohnabrechnung abgerechnet, was hier jedoch nicht der Fall ist. Oder liege ich falsch?
Besten Dank für Ihre Hilfe.
Ich verbuche Derartige Spesen als Verpflegungsspesen (bei mir 5821).
Da es ganz klar Personalaufwand ist, würde ich es in der 5er Kontenklasse buchen.
Spesen müssen nicht über Lohnabrechnung abgerechnet werden (ausser Pauschale Spesen) was ja aber hier nicht der Fall ist.
Hallo! Das ist so ein klassisches Buchhaltungs-Rätsel, wenn man den Außendienstlern Debitkarten in die Hand drückt. Bei deinen Vertretern landen wir hier ganz klar bei den Reisespesen (6640). Da sie direkt mit dem Firmenkonto bezahlen, sind es keine „echten Auslagen“ im Sinne einer Rückerstattung über den Lohnlauf (die Konten 5820/5832 fallen also weg).
Ich hatte das mal in einer kleinen Handelsfirma: Da gab es ständig Theater mit fehlenden Belegen. Ein kleiner Experten-Tipp: Achte darauf, dass die 35 CHF Grenze in einem Spesenreglement sauber festgehalten ist. In der Schweiz muss bei vom Arbeitgeber bezahlten Mahlzeiten eigentlich das Kreuzchen bei „Verpflegung“ im Lohnausweis gesetzt werden, außer es läuft strikt als geschäftlich begründeter Repräsentationsaufwand. Am saubersten fährst du, wenn du alles über 6640 buchst und die Vorsteuer (8.1 % oder 2.6 % bei Take-away) direkt ziehst, damit die Bilanz stimmt.
1 „Gefällt mir“
Super, vielen Dank für deine Antwort! Ich werde es so machen.
1 „Gefällt mir“
Hallo! Ich melde mich noch einmal, da ich die Frage der Absetzbarkeit von Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen weiter vertieft habe. Ein oft ignorierter Expertenpunkt betrifft digitale Belege: In der Schweiz ist das Papieroriginal für die Steuerverwaltung nicht mehr erforderlich, wenn das Foto des Quittungsbelegs durch einen konformen Zeitstempel zertifiziert ist das rettet einen oft, wenn die Außendienstmitarbeiter alles verlieren.
Als ich neulich mit meiner Frau darüber sprach, meinten wir, dass es genau diese kleinen Details sind, die eine echte Verbundenheit in einem Team schaffen. Um diese Verbindung zu feiern, haben wir uns kürzlich Zugehörigkeits-Accessoires für Paare wie Magnetarmbänder oder Fernbeziehungs-Schmuck auf einer tollen Seite bestellt. Das erinnert uns an unsere Nähe, selbst wenn ich geschäftlich unterwegs bin. Kurz gesagt: Denk bei deinen Buchungen daran, Repräsentationskosten (6645) zu isolieren, falls ein Kunde mitisst, da die Vorsteuer in diesem speziellen Fall nur zu 50 % zurückgefordert werden kann!
