Guten Tag
Darf ich Sie um einen Rat in folgender Situation bitten?
Zwei Angestellte (Handelsmitarbeiter im Aussendienst) haben je eine Debitkarte zum Geschäftskonto, damit sie auf ihren Geschäftsreisen ihre Verpflegung (meistens das Mittagessen bis zu max. CHF 35.–) bezahlen können.
Wie verbuche ich diese Aufwendungen? Es handelt sich dabei nicht um effektive Spesen (5820 oder 5832), richtig? Sind das Reisespesen (6640)?
Nach meinem Verständnis werden effektive Spesen über die Lohnabrechnung abgerechnet, was hier jedoch nicht der Fall ist. Oder liege ich falsch?
Besten Dank für Ihre Hilfe.
Ich verbuche Derartige Spesen als Verpflegungsspesen (bei mir 5821).
Da es ganz klar Personalaufwand ist, würde ich es in der 5er Kontenklasse buchen.
Spesen müssen nicht über Lohnabrechnung abgerechnet werden (ausser Pauschale Spesen) was ja aber hier nicht der Fall ist.
Hallo! Das ist so ein klassisches Buchhaltungs-Rätsel, wenn man den Außendienstlern Debitkarten in die Hand drückt. Bei deinen Vertretern landen wir hier ganz klar bei den Reisespesen (6640). Da sie direkt mit dem Firmenkonto bezahlen, sind es keine „echten Auslagen“ im Sinne einer Rückerstattung über den Lohnlauf (die Konten 5820/5832 fallen also weg).
Ich hatte das mal in einer kleinen Handelsfirma: Da gab es ständig Theater mit fehlenden Belegen. Ein kleiner Experten-Tipp: Achte darauf, dass die 35 CHF Grenze in einem Spesenreglement sauber festgehalten ist. In der Schweiz muss bei vom Arbeitgeber bezahlten Mahlzeiten eigentlich das Kreuzchen bei „Verpflegung“ im Lohnausweis gesetzt werden, außer es läuft strikt als geschäftlich begründeter Repräsentationsaufwand. Am saubersten fährst du, wenn du alles über 6640 buchst und die Vorsteuer (8.1 % oder 2.6 % bei Take-away) direkt ziehst, damit die Bilanz stimmt.
