Ich suche eine zuverlässige Lösungen um die Buchhaltung digital zu verwalten, incl. Belege.
Mit welchen Systemen habt Ihr gute Erfahrungen?
Kann man zu Archivzwecke alle Belege auf einmal ausdrucken?
Was macht Ihr mit Buchungen bei denen es nur einen Emailbeleg (kein Rechnungspdf, sondern nur eine Emailrechnung gibt)? Muss dann erst jede Email in ein PDF gewandelt und hochgeladen weden, was sehr aufwendig ist?
Das Ziel ist das der Mitarbeiter im Homeoffice (ohne Akten) die Buchhaltung komplett verwalten kann.
Also es gibt inzwischen verschiedene Software die Remote funktionieren, hier eine kleine Auswahl:
-Accounto
-Klara
-Abaninja
Bei Abaninja, Klara und Accounto können Belege als PDF / Foto eingelesen werden (hochladen per E-Mail einreichen, per App Einreichen) und stehen dann dort zur verarbeitung zur Verfügung. Bei E-Mail-Rechnungen kommst du nicht drum rum es in ein PDF umzuwandeln (Speichern als PDF, als PDF drucken) - ohne Beleg keine Buchung.
Auch möglich (wenn auch deinem Post zu vernehmen nach nicht der Wunsch) das du die Beleg in ein Verzeichnis legst (Dropbox und Konsorten) und der Mitarbeiter dann von dort in einer klassischen Software (Banana, CashCtrl) die Belege abbucht.
In dem Fall willst du die Belege gar nicht mehr physisch oder Digital separat abgelegt haben?
CashCtrl kann ich empfehlen, kann alles bestens wie du es benötigst, ist einfach gestallten und funktioniert einwandfrei. Vieles kann auf eigenes Bedürfnis angepasst werden, und ist zudem auch relativ Kostengünstig.
Ich mag persönlich Bexio nicht so, ich finde die Buchungsmaske sehr umständlich, zu viel Maus oder Tab um eine Buchung speichern. Bexio und alle anderen Abo-Software lohnen sich nur wenn mindestens 50% der Funktionen auch aktiv genutzt werden. Was ich nicht abschätzen kann ob man dort Belege hochladen kann um sie dann Abzuarbeiten oder zuerst Erstellen und dann die Belege hochladen kann.
Statt einer vollintegrierten Lösung könnte man auch die Belege auf einen Fileserver in die Cloud legen mit Zugriffsrechten, die jeweils vergeben werden, wenn der Mitarbeiter das Projekt bekommt und die entfernt werden, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder der Mitarbeiter nicht mehr am Projekt arbeitet.
Die Belege können dann im Homeoffice via Internet angeschaut und gebucht werden. Vorteil ist die grössere Auswahl an Buchungssoftware (bzw. Möglichkeit, günstigere Software zu nehmen).
Ich habe meine digitalisierten Belege noch lokal im PC. Für die Buchungen habe ich einen Ordner „gebuchte Belege“, d.h. ich kopiere die Belege in diesen Ordner sobald ein Beleg gebucht wurde. Es hat den Vorteil, dass in diesem „gebuchte Belege“ Ordner vier zusätzliche Ordner für die aktive und passive Rechnungsabgrenzung bei Eröffnung und bei Rechnungsabschluss erstellt werden können. Das macht die Sache übersichtlicher.
Allerdings habe ich auch nur max. 200 Buchungen / Jahr.
Wer alles in die Datenbank der Buchungssoftware in die Cloud reinschreibt und keine lokalen Backups macht, muss hoffen, dass das Rechenzentrum bitte nicht abfackelt.
Ich habe Kunden die mir die Belege idR Digital zukommen lassen (mit den ganzen Vor und Nachteilen). Ich speichere diese entweder in meiner persönlichen Cloude oder in einer gesharten Cloude des Kunden ab.
Ich habe auch schon verschiedene Cloudebasierende Software mit Fileupload ausprobiert (Klara, Bexio, Abaninja, Accounto) und es gibt durchaus Vorteile, die jedoch alleine den Preis nicht rechtfertigen, wenn die zusatzfunktionen nicht genutzt werden so sind sie zu Teuer. Die Variante von @Dierk ist jene die ich in den meisten Fällen empfehle.
Es wäre für eine weitere Empfehlung gut zu wissen welche anderen Anforderungen und Funktionen genutzt werden sollen/zur Verfügung stehen sollten um eine Abwägung zu machen.
