Workshop im Ausland

Für meine Kunden veranstalte ich Workshops (2-4 Tage) in Istanbul. Hierzu buche ich Flug und Hotel etc. alles selbst und verrechne diese Kosten dem Kunden im Endeffekt so weiter im Projektpreis. Wie buche ich das korrekt in der Buchhaltung?

Falls du MWST-pflichtig bist:
Nach meinem Verständnis ist die Dienstleistung in Istanbul (Ausland) in der Schweiz NICHT MWST-pflichtig. Du müsstest aber natürlich abklären wie das in der Türkei rechtlich geregelt ist, ich nehme aber an, das hast du schon getan und kennst dich diesbezüglich aus. Daher lege ich die Fakten aus Sicht der Schweizer Gesetze dar.

Wie gesagt ist die Leistung für die Schweiz nicht MWST-relevant. Du kannst daher also ganz normal deine eigenen Kosten als Aufwand verbuchen:

z.B. Flugtickets auf Rechnung gekauft
Aufwandskonto / VLL

Die weiterverrechneten Spesen musst du nicht separat verbuchen. Ich würde die komplett auf den Ertrag buchen, weil der Reiseaufwand minus der Ertrag mit den Spesen die wieder reinkommen = dein Gewinn. Da die Spesen für deine Leistungserstellung notwendig sind, wären diese in der Kontenklasse 4 zu finden. Das Konto könnte z.B. „Reisekosten“ (für Flug) und „Hotelkosten“ (für Logis) heissen.

Würde dann etwa so aussehen:

Du kaufst das Flugticket:
Reisekosten / VLL

Du buchst das Hotel:
Hotelkosten / VLL

Du bezahlst Flug und Hotel im Voraus:
VLL / Bank

Du erstellst die Rechnung für den Kunden (Dienstleistung + Flug + Übernachtungen):
FLL / Dienstleistungsertrag

Kunde bezahlt Rechnung:
Bank / FLL

Es gibt natürlich die Möglichkeit die vorgeschossenen Spesen für den Kunden auf einem separaten FLL Konto (z.B. FLL Reisespesen) in die Aktiven zu übernehmen anstatt auf ein Aufwandskonto zu buchen. Dann müsstest du nur deinen reinen Dienstleistungspreis aufs Ertragskonto buchen und die Spesen die der Kunde zurückzahlt von dem separaten FLL Konto abziehen. Das ist meiner Meinung nach aber erstens komplizierter und funktioniert zweitens nur bei einer doppelten Buchhaltung, nicht bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (weiss nicht wie du abrechnest).

Das würde dann aber so aussehen:

Du kaufst Flugticket und buchst Hotel:
FLL Spesen / VLL

Du bezahlst Flug und Hotel im Voraus:
VLL / Bank

Rechnung an Kunde:
FLL / Dienstleistungsertrag (nur der Preis für deine Dienstleistung, ohne Spesen)

Kunde bezahlt Rechnung:
Bank / FLL Spesen (die effektiven Spesenbeträge)
Bank / FLL (der Preis für deine Dienstleistung)

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Hallo thfo92

Herzlichen Dank für die ausführliche Antwort. Noch eine Zusatzfrage: Wie soll ich das mit den Ausgaben für mich selbst während dem Auslandaufenthalt machen als Einzelunternehmer? Gibt es da Guidlines zu den Spesen oder kann ich im Grunde genommen alle meine Ausgaben wie Essen/Verpflegung, Taxi etc. 1:1 als Spesen verbuchen?

Noch eine Rückfrage wegen der MWST:

=> ist Ihre Einzelunternehmung MWST pflichtig in der Schweiz?
falls ja, ist der Werkshopteilnehmer eine in der CH wohnhafte Person und
falls ja, welche MWST-Methode rechnen Sie als Einzelunternehmen in der Schweiz ab?

Zu Ihrer Frage: Spesenhöhe für Sie, wenn Sie als Kursleiter den Workshop in Istanbul führen:
=> Ihre echten bezahlten Kosten Flug, Mittagessen, Abendessen, Hotel, Taxi
=> alle Kosten die direkt bei der Geschäftsreise anfallen

Ich interessiere mich noch für die MWST Antworten von Ihnen…
Freundlich grüsst
Michael Keck

Mein Einzelunternehmen ist (noch) nicht MwSt pflichtig, die Teilnehmer wären jedoch in der CH wohnhafte Personen.

Was bedeutet genau „alle Kosten die direkt bei der Geschäftsreise anfallen“? Gehört da alles was ich Ausgebe dazu? Z.b. werde ich sicher gerne nach den Workshop-Zeiten irgendwo in der Stadt einen feinen Türkischen Kaffee mit Baklava für meinen privaten Genuss konsumieren wollen (wäre ja nicht direkt geschäftlich, dass dass ich ja eben auf Geschäftsreise bin).

Es kommt darauf an, ob diese Spesen geschäftlich anfallen oder privat.
Flug und Hotel kannst du sicher als Aufwand verbuchen und auch ein Kaffee oder das Essen sollte da ebenfalls dazugehören.
Wenn du aber z.B. privat ins Kino gehst oder sowas, dann sind das deine privaten und nicht abzugsfähigen Aufwände.

Das Thema MWST hat sich damit wahrscheinlich auch geklärt, ich würde einfach extrem aufpassen falls du MWST-pflichtig wirst, dass du dich da absicherst und rechtzeitig informierst wie du was machen müsstest.

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